Не пропусти
Главная » Ваш юрист » Как правильно вести кассовую книгу правила заполнения

Как правильно вести кассовую книгу правила заполнения

Всем юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям, зарегистрированным на территории РФ, с целью осуществления операций, связанных с наличными средствами, требуется руководствоваться Порядком ведения кассовых операций, который утвержден Указанием Центробанка 11 марта 2014 г. N 3210-У.

С целью учета операций по приходу и выбытию денежной наличности и денежных документов в кассе предприятия, необходимо оформлять Кассовую книгу.

Как правильно вести кассовую книгу правила заполнения

Кассовая книга – утвержденная унифицированная форма (КО-4), в которой осуществляется регистрация всех операций по движению наличных денег, а также денежных документов в кассе учреждения.

Таким образом, если в организации есть касса, ведение кассовой книги обязательно! Форма КО-4 формируется в 1-м экземпляре. Исключения составляют крупные предприятия, имеющие обособленные филиалы. В данном случае, каждое обособленное подразделение заполняет отдельную книгу.

Необходимо обратить внимание на порядок заполнения и правильность оформления журнала кассира, так как данный документ подлежит тщательной проверке со стороны банка, в котором открыт расчетный счет предприятия, и других контролирующих органов. 



В случае нарушения порядка оформления КО-4, на организацию накладываются значительные штрафы.

Правила заполнения

Надлежит с полной ответственностью отнестись к формированию кассовой книги, для того, чтобы исключить негативные последствия со стороны контролирующих органов.

Алгоритм оформления унифицированной формы:

Титульный лист содержит обязательные реквизиты:

  • наименование организации, которое должно соответствовать учредительным документам/ фамилия, имя, отчество ИП;
  • за какой период оформлена кассовая книга – месяц, квартал, год;
  • наименование подразделения – в случае когда предприятие имеет филиалы, обособленные подразделения;
  • ОКПО – указывается на основании Общероссийского классификатора совокупных юридических организаций и предприятий.

Максимальный срок, за который может формироваться книга кассира, составляет один календарный год, вне зависимости от количества произведенных за этот период операций. В случае когда одного журнала оказалось недостаточно, то заводится следующий и так далее. Записи делаются в хронологическом порядке и не прерываются.

Очередность кассовых книг определяется исходя из дат, указанных на титульном листе.

Важный момент в первый рабочий день года необходимо:

  • все страницы КО-4 пронумеровать и прошить;
  • на последней странице сделать отметку о количестве листов журнала, заверить росписью руководителя и главного бухгалтера учреждения, поставить печать;
  • заполнение книги кассира осуществляется ежедневно по мере проведения операций с наличностью. В дни, когда операций не было, ф. КО-4 заполнять не надо.



Порядок ведения кассовой книги на бумажном носителе

Существует определенный порядок оформления журнала кассира в рукописной форме.
Лист состоит из 2 идентичных частей с линией отреза:

  • 1 часть – непосредственно лист журнала кассы,
  • 2 часть – отчет кассира, к которому подшиваются подтверждающие документы: приходные и расходные ордера, ведомости на заработную плату, доверенности и так далее.

Заполнение двух частей осуществляется одновременно через копирку, после чего одна часть отрывается.

Основанием для осуществления записей в журнал являются ПКО и РКО. Поле «Номер документа» соответствует их номерам.

В конце дня подводится оборот по поступлению и выбытию денежной наличности, и выводится остаток на конец дня. Журнал кассира ведется в рублях и копейках.

Графа «Остаток на начало дня» соответствует графе «Остаток на конец дня» предыдущего листа. Когда это 1-ый лист календарного года – то показателю на конец предыдущего года. Каждую страницу журнала заверяет кассир и главный бухгалтер. Указывается количество ПКО и РКО цифрами и прописью.

Порядок ведения кассовой книги в электронном виде



Существуют некоторые особенности формирования журнала кассы с применением программных средств:

  • Формирование журнала в электронном виде допускается, когда организованы мероприятия по ограничению доступа к финансовым документам;
  • К началу текущего дня требуется составить 2 идентичные печатные формы: «Вкладной лист» и «Отчет кассира». Формы должны отражать требуемые реквизиты и быть пронумерованы по порядку;
  • Журнал кассира формируется за конкретный период, который определяется учетной политикой организации: месяц, квартал, год. На последнем вкладыше надлежит указать общее количество страниц за период: Пронумеровано и прошнуровано листов. Требуется обратить внимание: сшитая книга с указанием количества страниц за период подтверждается росписью директора и главного бухгалтера учреждения.

Сам принцип внесения записей в ф. КО-4 аналогичен порядку заполнения журнала рукописным способом.

Кассир обязан:

  • в конце текущего дня проверить правильность заполнения журнала и заверить ее своей росписью;
  • оформить отчет кассира с приложением всех подтверждающих документов и обеспечить передачу его в бухгалтерию учреждения;
  • обеспечить брошюровку и сохранность вкладных листов формы.

Заполнение полей

Пошаговый алгоритм формирования ф. КО-4:

  • В шапке требуется прописать число, месяц, год. Проверить наличие нумерации страницы журнала;
  • По строчке «Остаток на начало дня» проставить цифрами (в руб. и коп.) сумму наличных денег, которая числится в кассе на начало. Данный показатель должен соответствовать гр. «Остаток на конец дня» предшествующей страницы. Если это 1-ая страница нового календарного года последней странице за прошедший год;
  • Графа «Номер документа» содержит данные о порядковых номерах ПКО и РКО;
  • Графа «От кого получено или кому выдано» содержит сведения о направлении расходования денежной наличности, а также об источниках ее поступления. Пример, возврат командировочных расходов от Петрова Е.К.; выдано на хозяйственные нужды Соколову Т.П.; выплата зарплаты;
  • Графа «Номер субсчета или корреспондирующего счета» бухгалтерские проводки:
    по счету 50 «Касса» в корреспонденции с другими счетами. Например: 51 «Расчетный счет», 62 «Покупатели и заказчики», 70 «Заработная плата», 71 «Подотчетные суммы» и т.д. ИП указанный столбец не заполняют;
  • Графы «Приход» и «Расход» отражают суммы средств, которые поступили или выбыли в течение операционного дня (в рублях и копейках через запятую. Пример: 523,64);
  • Строка «Перенос» отражает суммы по столбцам приход/расход соответственно;
  • 2-ая страница: по строчке «Итого за день» обобщается стоимость всех проведенных операций за день отдельно по приходу и расходу;
  • «Остаток на конец дня» рассчитывается по нижеприведенному алгоритму:
    Остаток на начало + гр. 4 «Приход» гр. 5 «Расход». Отражается через запятую в руб. и коп. Самостоятельной строчкой выделяется объем наличности на осуществление выплат по зарплате, выплате социального характера;
  • Необходимо помнить, что пустые строчки журнала перечеркиваются знаком Z так, чтобы не оставалось свободных полей;
  • На завершающем этапе необходимо указать ФИО кассира и бухгалтера, количество (прописью) ПКО и РКО.



Обязательное ведение кассовой книги

В соответствии с требованиями действующего законодательства, все организации обязаны хранить денежную наличность на банковском счете, а подавляющее большинство расчетов между юридическими лицами должно осуществляться исключительно в безналичном порядке.

Как правильно вести кассовую книгу правила заполнения

Обратите внимание, когда наличные не используются для осуществления расчетов, оформление книги не требуется. Таким образом, можно выделить 3 категории юридических лиц, которые обязаны вести КО-4:

  • предприятия, которые ведут свою деятельность, используя наличные средства, несмотря на наличие счета в банке,
  • предприятия, которые ведут расчеты безналичным способом, но в обращении имеют наличные средства,
  • предприятия, которые не используют свои доходы на банковских карточках, но пользуются ими.

С июня 2014 г. ИП освобождены от обязанности применения Порядка ведения кассовых операций, на основании Указаний ЦБ № 3210-У от 11.03.2014г.

Кем должна вестись кассовая книга

Унифицированная ф. КО-4 заполняется:

  • кассиром либо иным сотрудником (бухгалтером, заместителем директора), который назначается гендиректором из штата предприятия;
  • непосредственно директором учреждения;
  • индивидуальным предпринимателем либо иным работником из штата фирмы.



Сотрудник, ответственный за осуществление денежных операций, назначается на основании приказа или распоряжения учреждения. С ним заключается Договор о полной материальной ответственности.

На крупных предприятиях контроль за правильностью ведения ф. КО-4, как правило, возлагается на главного бухгалтера. Когда в штате учреждения имеется несколько кассовых сотрудников, назначается старший кассир, ответственный за соблюдение финансовой дисциплины.

Все записи в финансовых документах производит кассир. Он выдает наличные денежные средства из кассы учреждения и подтверждает эти операции записью в форме. Именно кассир заверяет личной росписью каждую заполненную страницу журнала, подтверждая свою ответственность за совершенные операции.

Главный бухгалтер или старший кассир ежедневно в конце текущего дня проверяет правильность оформления ф. КО-4.

Требования для ИП и ООО

Письмом № ЕД-4-2/13338 от 09.07.2014 налоговой службой даны рекомендации по применению требований Положения № 373-П. Надо обратить внимание на следующие моменты:

  • ИП, которые ведут налоговый учет по спецрежимам налогообложения: ЕСХН, ЕНВД, упрощенной системе налогообложения и патентной системе налогообложения имеют возможность не заполнять кассовые документы и унифицированную форму КО-4. Обратите внимание: это право, а не обязанность!
  • Обязаны заполнять форму и оформлять все необходимые первичные документы субъекты малого предпринимательства. Данное положение обязательно к применению!



Если открытое акционерное общество имеет в своей структуре обособленные подразделения, где также осуществляются наличные денежные операции, необходимо оформлять КО-4 каждым таким подразделением.

С целью обобщения информации о финансовых операциях по всему предприятию, необходимо закрепить в учетной политике порядок составления и передачи данных о проведенных операциях в головную бухгалтерию ООО.

На основании Положения № 373-П, осуществление передачи отчета кассира по истечении отчетного периода обособленными филиалами, может осуществляться двумя способами:

  • в электронном виде,
  • на бумажном носителе.

Форматы ведения кассовой книги

Существует 2 варианта формирования КО-4:

  • на бумажном носителе;
  • с использованием специальных программных средств.

Унифицированную форму установленного образца можно приобрести в магазине либо изготовить типографским способом. Журнал, как правило, содержит 50 или 100 листов.

При использовании ПО важно:

  • организовать защиту от стороннего проникновения к финансовой документации предприятия;
  • исключить потерю, внесение неверных данных, дублирование операций;
  • обеспечить архивацию программной базы и формирование резервных копий.

Прошивка кассовой книги

Для этого необходимо:

  • Определить период, за который сшивается книга, проверить наличие и правильность всех страниц;
  • Пронумеровать все листы;
  • При помощи нитки с иголкой сшить книгу так, чтобы узелки на концах ниток находились сзади книги. На узелки ниток следует наклеить маленькие прямоугольники, вырезанные из чистой бумаги;
  • На книгу приклеивается бумага, в которой должны указываться цифрами и прописью, сколько пронумеровано и прошнуровано страниц, а также, сколько листов заверено печатью. На этой же бумаге расписывается директор и бухгалтер, ставится печать.



Исправления

Новым порядком 373-П разрешается вносить исправления в журнал кассы. При этом необходимо соблюсти следующие требования: надлежит указать дату внесения исправления, ФИО и подпись лица, ответственного за оформление документа.

Последовательность действий при выявлении ошибки:

  • Составить служебную записку на имя главного бухгалтера о выявленной ошибке;
  • Распоряжением директора назначается комиссия, в полномочия которой входит осуществление контроля за внесением исправлений;
  • Когда ошибка не искажает показатели остатков денежной наличности – аккуратно зачеркивается неверные данные, вносится верная информация. Внесенные исправления заверяются 2-мя подписями – кассира и главбуха. Важно: в случае внесения нескольких исправлений – заверяется каждое;
  • В том случае, когда ошибка влечет за собой исправления в остатках на начало или конец дня и не представляется возможным корректировка зачеркиванием, то перечеркивается вся страница и делается пометка «аннулировано». Далее оформляется новый лист с верными данными. Помните: страницы вырывать нельзя.

Важно! Вносить исправления запрещается:

  • в унифицированную форму КО-4, оформленную в электронной форме;
  • в приходные и расходные ордера.



Проверка налоговыми органами

При осуществлении надзорных мероприятий, налоговые инспектора особое внимание уделяют следующим вопросам:

  • наличию КО-4, правильности и полноты отражения в ней всех операций;
  • выявлению фактов превышения утвержденного лимита кассы.

Обратите внимание: ИП и СМП могут не устанавливать лимит кассы.

Денежную наличность, превышающую утвержденный остаток, надо своевременно зачислять на банковский счет.

Допускается превышение лимита кассы только в период выплаты зарплаты и в выходные дни, в случае осуществления финансовой деятельности.

При установлении нарушений, в отношении предприятия возбуждается административное делопроизводство. Привлечь учреждение к ответственности и наложить штраф возможно только в течение 2-х месяцев со дня совершения правонарушения. Размеры штрафов составляют до 50 тыс. рублей на учреждение и от 4 тыс. до 5 тыс. рублей на директора.

О admin

Оставить комментарий

x

Check Also

Что входит в капитальный ремонт многоквартирного дома?

Что входит в ремонт многоквартирного дома В местном законодательстве определяется перечень работ, считающихся частью капитального ремонта. В него входят: Работы по восстановлению или обновлению внутридомовых сетей электро-, газо-, водо-, теплоснабжения, ...

Статья и другие варианты увольнения с работы по трудовому кодексу

Далеко не всегда работа полностью удовлетворяет человека, и порой лучше уволиться и поискать что-то более стоящее, чем мучиться на нелюбимой службе. Однако уволиться не так уж и просто, как кажется ...

Непосредственное управление многоквартирным домом плюсы и минусы?

То, в каком состоянии будет находиться ваш многоквартирный дом (МКД), благополучное и комфортное существование жильцов этого дома, зависит в первую очередь от схемы управления многоквартирным домом, выбранной жителями и собственниками ...

Как подать на алименты после развода?

Как подать на алименты после развода? Многим известно, что вопрос о финансовом обеспечении детей может быть решен как в период нахождения родителей в браке, так и после его расторжения. Процедура ...

Размер минимальной и средней пенсии в Кирове и Кировской области в 2016-2017 году

В Кировской области проживает около 348 тысяч пенсионеров. Из них большая часть живёт в Кирове 190 тысяч человек. За 2016 год лиц пенсионного возраста стало больше на 6 тысяч человек. ...

Возмещение морального вреда по закону «О защите прав потребителей&#187

Компенсация морального вреда по Закону «О защите прав потребителей» выступает как одна из мер восстановления прав пострадавшей стороны – покупателя. Возмещение не является гарантированным законодателем. Для взыскания необходимо обеспечить доказывание ...

Как происходит раздел автомобиля при разводе?

Приобретая имущество в браке, мало кто из супругов рассчитывает, что придется делить его при разводе. Но когда дело доходит до расторжения брака, оказывается, что все придется делить поровну. Даже если ...

Права и обязанности фрилансера

Удаленная работа в интернете, на сегодняшний день, является отличным решением получения стабильного заработка для тех, кто по ряду причин не может полноценно исполнять свои трудовые обязанности в реалии. Какими статьями ...

Как проверить запрет на выезд за границу способы погашения задолженности

Основные причины запрета выезда за границу Однако, задолженность – это не единственный повод для возможного возникновения трудностей на границе. Согласно закону «О порядке въезда и выезда из РФ» и иным ...

Прописка в квартире законодательная база

Нужна ли прописка в квартире Возникает вопрос: «Зачем прописка, если есть документы на право собственности жилья?». Ответов несколько и все они достаточно убедительные: Жить без места регистрации незаконно. Нет страны, ...

Размер пенсии по инвалидности для 1, 2, 3 группы

Пенсия по инвалидности представляет собой государственные выплаты, начисляемые ежемесячно лицам, которые в установленном Законом порядке признаны инвалидами. Размер пособия, возможность его начисления и другие нюансы зависят от того, какая степень ...

Где взять кредит на строительство дома под материнским капиталом

Законодательная база Право на материнский сертификат возникает один раз при рождении или усыновлении ребёнка, если в семье уже воспитываются дети. Распорядиться полученными финансами можно не ранее, чем через три года ...

Со скольки лет начинается брачный возраст?

Для вступления в брак молодоженам необходимо достичь определенного возраста. Далее будет рассказано более подробно о таком условии. Брачный возраст в РФ Минимальный возможный возраст для вступления в брак для молодых ...

Как сделать временную прописку

Термин «временная прописка» принято  применять гражданами в повседневной жизни взамен официальному понятию – регистрация по месту пребывания. Рассмотрим, для каких целей и при каких обстоятельствах она оформляется, перечислим перечень необходимых ...

Подаем иск на раздел имущества супругов: рассматриваем основные положения

Развод – достаточно длительный и сложный процесс который неизменно влечет за собой и другие процессы, которые возникают между супругами ввиду каких-либо недопониманий. Также происходит с разделом имущества. Люди, которые совсем ...

Как проходит аренда квартир с последующим выкупом?

Положение законов по этому вопросу Довольно часто случается так, что у организаций и частных лиц нет необходимых средств для выкупа арендуемого объекта или участка. И тогда заключается договор аренды с ...

Яндекс.Метрика Рейтинг@Mail.ru