Не пропусти
Главная » Ваш юрист » Как организовать учёт расчётов с подотчётными лицами азбука бухгалтера 2016

Как организовать учёт расчётов с подотчётными лицами азбука бухгалтера 2016

Ведение коммерческой деятельности требует максимальной мобильности и гибкости. Нередко для исполнения трудовой функции сотрудникам компании необходимо использовать наличные денежные средства. Решить вопрос помогает система подотчетности. Организация вправе выдать ответственному работнику деньги из кассы. При этом важно выполнить требования о согласовании, оформить ряд документов и составить бухгалтерские проводки. Пренебрежение правилами отражения расчетов в учете влечет отказ в признании расходов, а также может спровоцировать злоупотребления со стороны персонала.

Как организовать учёт расчётов с подотчётными лицами азбука бухгалтера 2016

  • [ps2id url=offset=]Схема оформления операций[/ps2id]
  • [ps2id url=#pht1 offset=]Нестандартные ситуации: как не нарушить закон[/ps2id]

Схема оформления операций

Каждый этап процедуры отражают в учете. Квалифицированный бухгалтер обязан составлять проводки, руководствуясь первичной отчетностью.

1) Решение о выдаче денег

Основанием получения средств из кассы является заявление, завизированное главой предприятия. Ранее руководитель должен был собственноручно указывать дату одобрения, сумму, подлежащую выплате, и срок использования. Теперь достаточно обычной подписи. Остальные сведения вправе внести заявитель или представитель бухгалтерии. Порядок точно описан в указаниях Банка РФ № 3210-У от 11.03.2014 года.



2) Расходная операция

Обязательной первичной отчетностью, подтверждающей получение денег сотрудником, является кассовый ордер. Если средства перечисляют непосредственно на карту работника, свидетельством становится платежное поручение. На основании документов бухгалтер делает следующие проводки:

  • дебет 71;
  • кредит 50 или 51.

Соблюдение принципа двойной записи — условие достоверности учета. Специалист должен проконтролировать идентичность списываемых сумм и правильно определить бухгалтерский счет.

3) Подтверждение наличных затрат

Следующую запись в документации фирмы делают после утверждения авансового отчета. В зависимости от характера расходов проводки делают по дебету счетов 10, 26, 44,76, 60 и 91. Если подотчетное лицо не успело израсходовать средства и вернуло их в кассу, информацию отражают в дебетовой части 50 и 51. Закрывают суммы в кредитной строке бухгалтерского счета 71.

Нестандартные ситуации: как не нарушить закон

Далеко не всегда выдача денег из кассы предприятия осуществляется по классической схеме. В практике бухгалтеру предстоит столкнутся с самыми разными механизмами и схемами. Эксперты дали оценку наиболее распространенным из них.

1) Работник не отчитался за ранее полученные деньги

Правила, вступившие в силу с июня 2014 года, запрещают выдавать новые средства недобросовестным лицам. Если документы сотрудником не представлены, в следующем авансе ему нужно отказать. Нарушать порядок рискованно, ведь проверяющий инспектор вправе прибавить незаконно переданные суммы к общему кассовому остатку дня. В этом случае на фирму могут наложить штраф в размере от 40 до 50 тысяч рублей. Позицию ФНС РФ поддерживают суды, а потому контролировать подотчетных лиц нужно.



2) Деньги подрядчику

Необходимость выдачи средств из кассы возникает и при сотрудничестве с физическими лицами на условиях гражданско-правового договора. Действующие указания Банка РФ допускают использование наличности с соблюдением общей процедуры. Подрядчик должен обратиться с заявлением к главе организации, получить деньги по кассовому ордеру, а затем сдать заполненный авансовый отчет с приложением первичных документов. Во избежание споров с налоговыми органами специальную оговорку следует внести в локальный нормативный акт. В положении о подотчетных лицах необходимо прямо указать на возможность таких расчетов и описать порядок их оформления. Аналогичное условие должно присутствовать и в договоре с получателем средств.

3) Безналичные перечисления

Список операций, которые банку разрешают проводить по картам физических лиц, утвержден письмом ЦБ РФ № 14-27/513. Перечень остается открытым, поэтому работодатель обязан следовать предписаниям трудового законодательства. Так, компания или предприниматель вправе возместить в безналичной форме командировочные расходы. Согласно положению Банка России № 266П с этой целью организация может выдать сотрудникам специальные корпоративные карты.

Перечисление же денег персоналу на условиях подотчетности следует оформлять с учетом письма Минфина РФ № 03-11-11/42288. Основанием платежного поручения станет заявление с визой руководителя компании, либо приказ о выдаче безналичных средств. Закрывать суммы придется в стандартном порядке.



Как организовать учёт расчётов с подотчётными лицами азбука бухгалтера 2016

4) Авансовый отчет с опозданием

Указание срока в заявлении о выдаче денег из кассы необходимо для обеспечения надлежащего контроля расходов. На предоставление документов подотчетному лицу дают 3 суток. Отсчет начинают с последней даты периода, на который были выданы средства. Однако даже нарушение не дает работодателю права включить суммы в состав доходов сотрудников. Если должник представил авансовый отчет, то речи об экономической выгоде идти не может. Организация вправе применить дисциплинарное взыскание за пренебрежение правилами, но не взыскивать НДФЛ с сумм.

Аналогичным будет подход к решению вопроса о судьбе не возвращенных в срок денег. Их разрешено удерживать из заработной платы. При этом отечественные суды не видят необходимости рассчитывать налог с подотчетных сумм (постановление ФАС ДО № Ф03-3939/2008). А вот с прощенной лицу задолженности НДФЛ перечислить придется. Такое указание содержится в письме Минфина РФ № 03-03-06/1/610. Моментом получения доходов признают дату, с которой взыскать сумму стало нельзя (например, истечение срока давности). При отсутствии возможности удержания налога в инспекцию потребуется направить соответствующую справку. Одновременно придется начислить на списанную задолженность и страховые взносы.



Таким образом, при организации учета расчетов с подотчетными лицами обязательным остается индивидуальный подход. Функции контроля возлагаются законом на руководителя и главного бухгалтера, а правила должны быть прописаны в локальном документе максимально четко.

Как организовать учёт расчётов с подотчётными лицами азбука бухгалтера 2016

О admin

Оставить комментарий

x

Check Also

Права и обязанности фрилансера

Удаленная работа в интернете, на сегодняшний день, является отличным решением получения стабильного заработка для тех, кто по ряду причин не может полноценно исполнять свои трудовые обязанности в реалии. Какими статьями ...

Как проверить запрет на выезд за границу способы погашения задолженности

Основные причины запрета выезда за границу Однако, задолженность – это не единственный повод для возможного возникновения трудностей на границе. Согласно закону «О порядке въезда и выезда из РФ» и иным ...

Прописка в квартире законодательная база

Нужна ли прописка в квартире Возникает вопрос: «Зачем прописка, если есть документы на право собственности жилья?». Ответов несколько и все они достаточно убедительные: Жить без места регистрации незаконно. Нет страны, ...

Размер пенсии по инвалидности для 1, 2, 3 группы

Пенсия по инвалидности представляет собой государственные выплаты, начисляемые ежемесячно лицам, которые в установленном Законом порядке признаны инвалидами. Размер пособия, возможность его начисления и другие нюансы зависят от того, какая степень ...

Где взять кредит на строительство дома под материнским капиталом

Законодательная база Право на материнский сертификат возникает один раз при рождении или усыновлении ребёнка, если в семье уже воспитываются дети. Распорядиться полученными финансами можно не ранее, чем через три года ...

Со скольки лет начинается брачный возраст?

Для вступления в брак молодоженам необходимо достичь определенного возраста. Далее будет рассказано более подробно о таком условии. Брачный возраст в РФ Минимальный возможный возраст для вступления в брак для молодых ...

Как сделать временную прописку

Термин «временная прописка» принято  применять гражданами в повседневной жизни взамен официальному понятию – регистрация по месту пребывания. Рассмотрим, для каких целей и при каких обстоятельствах она оформляется, перечислим перечень необходимых ...

Подаем иск на раздел имущества супругов: рассматриваем основные положения

Развод – достаточно длительный и сложный процесс который неизменно влечет за собой и другие процессы, которые возникают между супругами ввиду каких-либо недопониманий. Также происходит с разделом имущества. Люди, которые совсем ...

Как проходит аренда квартир с последующим выкупом?

Положение законов по этому вопросу Довольно часто случается так, что у организаций и частных лиц нет необходимых средств для выкупа арендуемого объекта или участка. И тогда заключается договор аренды с ...

Работа с судебными приставами по взысканию алиментов: от А до Я

В ходе судебного процесса или при добровольном соглашении лицу, не проживающему с опекаемым, назначаются алименты. Суть алиментов определенные денежные выплаты, положенные на содержание несовершеннолетних или нетрудоспособных членов семьи. При невыплате ...

Как получить разрешение на строительство индивидуального жилого дома, частного дома, дачного дома, коттежда

Приступать к возведению дома по ИЖС в 2016 году можно только с разрешения властей. Статья 51 в Градостроительном кодексе в мельчайших деталях описывает все тонкости оформления, начала строительства и многое другое. ...

4 способа выписки из квартиры как выбрать свой?

Процедура выписки из квартиры, или же частного дома, как правило, состоит только в уведомлении надлежащих органов законодательства, а в нашем случае это Федеральная миграционная Служба, о смене места жительства. Стоит ...

Эвакуация автомобиля: законность, действия автовладельца

Что делать автовладельцу в первую очередь, если эвакуировали машину? Имеют ли право эвакуировать автомобиль и отправить его на штрафстоянку? В каких случаях эвакуация является незаконной? Ответы на эти и другие ...

Увольнение в связи с выходом на пенсию

Увольнение в связи с выходом на пенсию не является обязательной процедурой. В нашей стране, огромное количество людей пенсионного возраста продолжают работать на своей должности, так как являются специалистами высокого класса ...

Как рассчитать стоимость квартиры пошаговая инструкция

Принятие решения о продаже квартиры – серьезный и ответственный шаг, требующий дополнительных специфичных знаний рынка недвижимости. Часто жилье является единственным по-настоящему ценным имуществом продавца, поэтому его адекватная оценка имеет важное ...

Приватизация квартиры с оформленным договором социального найма: нюансы

Многие из тех, кто получили в пользование жилье по договору социального найма, уже оформили его в собственность, т.е. приватизировали. Те, кто еще этого не сделал, хотели бы узнать все о ...

Яндекс.Метрика Рейтинг@Mail.ru