Не пропусти
Главная » Ваш юрист » Как организовать учёт расчётов с подотчётными лицами азбука бухгалтера 2016

Как организовать учёт расчётов с подотчётными лицами азбука бухгалтера 2016

Ведение коммерческой деятельности требует максимальной мобильности и гибкости. Нередко для исполнения трудовой функции сотрудникам компании необходимо использовать наличные денежные средства. Решить вопрос помогает система подотчетности. Организация вправе выдать ответственному работнику деньги из кассы. При этом важно выполнить требования о согласовании, оформить ряд документов и составить бухгалтерские проводки. Пренебрежение правилами отражения расчетов в учете влечет отказ в признании расходов, а также может спровоцировать злоупотребления со стороны персонала.

Как организовать учёт расчётов с подотчётными лицами азбука бухгалтера 2016

  • [ps2id url=offset=]Схема оформления операций[/ps2id]
  • [ps2id url=#pht1 offset=]Нестандартные ситуации: как не нарушить закон[/ps2id]

Схема оформления операций

Каждый этап процедуры отражают в учете. Квалифицированный бухгалтер обязан составлять проводки, руководствуясь первичной отчетностью.

1) Решение о выдаче денег

Основанием получения средств из кассы является заявление, завизированное главой предприятия. Ранее руководитель должен был собственноручно указывать дату одобрения, сумму, подлежащую выплате, и срок использования. Теперь достаточно обычной подписи. Остальные сведения вправе внести заявитель или представитель бухгалтерии. Порядок точно описан в указаниях Банка РФ № 3210-У от 11.03.2014 года.



2) Расходная операция

Обязательной первичной отчетностью, подтверждающей получение денег сотрудником, является кассовый ордер. Если средства перечисляют непосредственно на карту работника, свидетельством становится платежное поручение. На основании документов бухгалтер делает следующие проводки:

  • дебет 71;
  • кредит 50 или 51.

Соблюдение принципа двойной записи — условие достоверности учета. Специалист должен проконтролировать идентичность списываемых сумм и правильно определить бухгалтерский счет.

3) Подтверждение наличных затрат

Следующую запись в документации фирмы делают после утверждения авансового отчета. В зависимости от характера расходов проводки делают по дебету счетов 10, 26, 44,76, 60 и 91. Если подотчетное лицо не успело израсходовать средства и вернуло их в кассу, информацию отражают в дебетовой части 50 и 51. Закрывают суммы в кредитной строке бухгалтерского счета 71.

Нестандартные ситуации: как не нарушить закон

Далеко не всегда выдача денег из кассы предприятия осуществляется по классической схеме. В практике бухгалтеру предстоит столкнутся с самыми разными механизмами и схемами. Эксперты дали оценку наиболее распространенным из них.

1) Работник не отчитался за ранее полученные деньги

Правила, вступившие в силу с июня 2014 года, запрещают выдавать новые средства недобросовестным лицам. Если документы сотрудником не представлены, в следующем авансе ему нужно отказать. Нарушать порядок рискованно, ведь проверяющий инспектор вправе прибавить незаконно переданные суммы к общему кассовому остатку дня. В этом случае на фирму могут наложить штраф в размере от 40 до 50 тысяч рублей. Позицию ФНС РФ поддерживают суды, а потому контролировать подотчетных лиц нужно.



2) Деньги подрядчику

Необходимость выдачи средств из кассы возникает и при сотрудничестве с физическими лицами на условиях гражданско-правового договора. Действующие указания Банка РФ допускают использование наличности с соблюдением общей процедуры. Подрядчик должен обратиться с заявлением к главе организации, получить деньги по кассовому ордеру, а затем сдать заполненный авансовый отчет с приложением первичных документов. Во избежание споров с налоговыми органами специальную оговорку следует внести в локальный нормативный акт. В положении о подотчетных лицах необходимо прямо указать на возможность таких расчетов и описать порядок их оформления. Аналогичное условие должно присутствовать и в договоре с получателем средств.

3) Безналичные перечисления

Список операций, которые банку разрешают проводить по картам физических лиц, утвержден письмом ЦБ РФ № 14-27/513. Перечень остается открытым, поэтому работодатель обязан следовать предписаниям трудового законодательства. Так, компания или предприниматель вправе возместить в безналичной форме командировочные расходы. Согласно положению Банка России № 266П с этой целью организация может выдать сотрудникам специальные корпоративные карты.

Перечисление же денег персоналу на условиях подотчетности следует оформлять с учетом письма Минфина РФ № 03-11-11/42288. Основанием платежного поручения станет заявление с визой руководителя компании, либо приказ о выдаче безналичных средств. Закрывать суммы придется в стандартном порядке.



Как организовать учёт расчётов с подотчётными лицами азбука бухгалтера 2016

4) Авансовый отчет с опозданием

Указание срока в заявлении о выдаче денег из кассы необходимо для обеспечения надлежащего контроля расходов. На предоставление документов подотчетному лицу дают 3 суток. Отсчет начинают с последней даты периода, на который были выданы средства. Однако даже нарушение не дает работодателю права включить суммы в состав доходов сотрудников. Если должник представил авансовый отчет, то речи об экономической выгоде идти не может. Организация вправе применить дисциплинарное взыскание за пренебрежение правилами, но не взыскивать НДФЛ с сумм.

Аналогичным будет подход к решению вопроса о судьбе не возвращенных в срок денег. Их разрешено удерживать из заработной платы. При этом отечественные суды не видят необходимости рассчитывать налог с подотчетных сумм (постановление ФАС ДО № Ф03-3939/2008). А вот с прощенной лицу задолженности НДФЛ перечислить придется. Такое указание содержится в письме Минфина РФ № 03-03-06/1/610. Моментом получения доходов признают дату, с которой взыскать сумму стало нельзя (например, истечение срока давности). При отсутствии возможности удержания налога в инспекцию потребуется направить соответствующую справку. Одновременно придется начислить на списанную задолженность и страховые взносы.



Таким образом, при организации учета расчетов с подотчетными лицами обязательным остается индивидуальный подход. Функции контроля возлагаются законом на руководителя и главного бухгалтера, а правила должны быть прописаны в локальном документе максимально четко.

Как организовать учёт расчётов с подотчётными лицами азбука бухгалтера 2016

О admin

Оставить комментарий

x

Check Also

Размер и условия назначения государственной пенсии по старости в 2017 году

Государственная пенсия по старости – это выплаты из бюджета страны некоторым категориям граждан. Получать этот вид выплат имеют право, согласно законодательству РФ, следующие категории: Военнослужащие. Участники ВОВ. Государственные служащие. Жертвы ...

Возможна ли досрочная пенсия по старости при сокращении штата?

Во время действующего экономического кризиса некоторые предприятия закрываются, а многие вынуждены уменьшать объёмы производства и сокращать численность персонала. В число освобождаемых сотрудников могут попасть и лица предпенсионного возраста. Устроиться на ...

Материальная ответственность работника перед работодателем

В законодательстве России жестко закреплена обязанность работодателя своевременно и полно выплачивать заработную плату сотрудникам. Если наниматель решается на нарушения в данной сфере, то его ждут серьезные проверки и штрафы за ...

Реструктуризация ипотеки в Сбербанке в 2017 году

Ипотечное кредитование является единственной возможностью приобрести собственное жилье для многих россиян. Однако, в условиях финансового кризиса, справляться с долговой нагрузкой становится все труднее. Как правильно вести себя в подобной ситуации, ...

Примирительная комиссия по рассмотрению коллективных трудовых споров

Очень часто бывает, что в коллективе работающих на предприятии, чаще всего крупном, возникают конфликты, выходящие за рамки недовольства отдельного работника. Как и кто может разобраться в сути вопроса, кто рассудит ...

Что делать если к вам домой пришли с обыском? Права при проведении обыска в квартире

Ошибочно думать, что обыск грозит только лишь обвиняемым или свидетелям по уголовному делу, реальность такова, что эта процедура может коснуться каждого из нас. В нашей статье мы собрали для вас ...

Акт приема передачи ключей процедура и оформление

Передача ключей – важный этап передачи имущества, будь то квартира, загородный дом или автомобиль. Или на предприятии при смене материально ответственного лица, прежний сотрудник обязан передать ключи от мест хранения ...

Как осуществляется перевод жилого помещения в нежилое

Если осуществить перевод жилого дома или квартиру в нежилое помещение, то оно примет статус коммерческой недвижимости. Переоформление осуществляется по разным причинам. Обычно, жилые помещения переводят с целью создания магазина, офиса, ...

Могут ли выписать из квартиры в никуда: беззаконие или особый случай?

Обязанность человека регистрироваться (по старинке многие говорят – прописываться) указана в законах. Есть по этому поводу спецпостановление с длиннейшим названием под номером 713 (датируется 17.07.95), плюс Жилищный Кодекс. Люди порой ...

Когда оформляется временная опека бабушкой над ребенком?

Если так случилось, что дети остались без родительской заботы на достаточно длительный срок – тяжелая болезнь родителей, отбывание срока за совершенное преступление, командировка без возможности забрать детей с собой, как ...

Земельный участок порядок переуступки прав аренды

Для того чтобы ускорить процесс получения права на пользование участком, используют так называемую переуступку права аренды, которая ранее именовалась цессией. Эта процедура отличается более сжатыми сроками, но, как и любая ...

Как правильно подать на алименты на ребенка

В соответствии с действующим семейным законодательством родители обязаны содержать своих несовершеннолетних детей. Если в семье все нормально, вопросы касательно выплачивания алиментов не возникают. Но когда один из родителей отказывается содержать ...

Развод в Казахстане

Содержание Загс Суд Раздел нажитого Примечания На сегодняшний день на развод в Казахстане подает каждая третья пара, в основном это молодые люди. Все чаще и чаще семьи разводятся Поэтому по ...

Кто имеет право на прописку в муниципальной квартире?

Все жилые помещения, которые располагаются на территории того или иного государства объединены в жилищный фонд. В него входят частный, государственный и муниципальный жилищные фонды. … Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают ...

Как оплачивается учебный отпуск основные моменты

Несмотря на возраст, каждый человек все время продолжает учиться. Но получать дополнительное образование, совмещая его с работой, достаточно сложно. Именно поэтому существует специальный вид отпуска – учебный. Подобный отдых предоставляется ...

Как выехать несовершеннолетнему ребенку за границу без родителей?

Когда возникает необходимость выезда ребенка за пределы страны с родителями или без них, стоит хорошенько изучить все законодательные акты по данному вопросу. Не все осведомлены о некоторых нюансах, незнание которых ...

Яндекс.Метрика Рейтинг@Mail.ru