Не пропусти
Главная » Ваш юрист » Как организовать учёт расчётов с подотчётными лицами азбука бухгалтера 2016

Как организовать учёт расчётов с подотчётными лицами азбука бухгалтера 2016

Ведение коммерческой деятельности требует максимальной мобильности и гибкости. Нередко для исполнения трудовой функции сотрудникам компании необходимо использовать наличные денежные средства. Решить вопрос помогает система подотчетности. Организация вправе выдать ответственному работнику деньги из кассы. При этом важно выполнить требования о согласовании, оформить ряд документов и составить бухгалтерские проводки. Пренебрежение правилами отражения расчетов в учете влечет отказ в признании расходов, а также может спровоцировать злоупотребления со стороны персонала.

Как организовать учёт расчётов с подотчётными лицами азбука бухгалтера 2016

  • [ps2id url=offset=]Схема оформления операций[/ps2id]
  • [ps2id url=#pht1 offset=]Нестандартные ситуации: как не нарушить закон[/ps2id]

Схема оформления операций

Каждый этап процедуры отражают в учете. Квалифицированный бухгалтер обязан составлять проводки, руководствуясь первичной отчетностью.

1) Решение о выдаче денег

Основанием получения средств из кассы является заявление, завизированное главой предприятия. Ранее руководитель должен был собственноручно указывать дату одобрения, сумму, подлежащую выплате, и срок использования. Теперь достаточно обычной подписи. Остальные сведения вправе внести заявитель или представитель бухгалтерии. Порядок точно описан в указаниях Банка РФ № 3210-У от 11.03.2014 года.



2) Расходная операция

Обязательной первичной отчетностью, подтверждающей получение денег сотрудником, является кассовый ордер. Если средства перечисляют непосредственно на карту работника, свидетельством становится платежное поручение. На основании документов бухгалтер делает следующие проводки:

  • дебет 71;
  • кредит 50 или 51.

Соблюдение принципа двойной записи — условие достоверности учета. Специалист должен проконтролировать идентичность списываемых сумм и правильно определить бухгалтерский счет.

3) Подтверждение наличных затрат

Следующую запись в документации фирмы делают после утверждения авансового отчета. В зависимости от характера расходов проводки делают по дебету счетов 10, 26, 44,76, 60 и 91. Если подотчетное лицо не успело израсходовать средства и вернуло их в кассу, информацию отражают в дебетовой части 50 и 51. Закрывают суммы в кредитной строке бухгалтерского счета 71.

Нестандартные ситуации: как не нарушить закон

Далеко не всегда выдача денег из кассы предприятия осуществляется по классической схеме. В практике бухгалтеру предстоит столкнутся с самыми разными механизмами и схемами. Эксперты дали оценку наиболее распространенным из них.

1) Работник не отчитался за ранее полученные деньги

Правила, вступившие в силу с июня 2014 года, запрещают выдавать новые средства недобросовестным лицам. Если документы сотрудником не представлены, в следующем авансе ему нужно отказать. Нарушать порядок рискованно, ведь проверяющий инспектор вправе прибавить незаконно переданные суммы к общему кассовому остатку дня. В этом случае на фирму могут наложить штраф в размере от 40 до 50 тысяч рублей. Позицию ФНС РФ поддерживают суды, а потому контролировать подотчетных лиц нужно.



2) Деньги подрядчику

Необходимость выдачи средств из кассы возникает и при сотрудничестве с физическими лицами на условиях гражданско-правового договора. Действующие указания Банка РФ допускают использование наличности с соблюдением общей процедуры. Подрядчик должен обратиться с заявлением к главе организации, получить деньги по кассовому ордеру, а затем сдать заполненный авансовый отчет с приложением первичных документов. Во избежание споров с налоговыми органами специальную оговорку следует внести в локальный нормативный акт. В положении о подотчетных лицах необходимо прямо указать на возможность таких расчетов и описать порядок их оформления. Аналогичное условие должно присутствовать и в договоре с получателем средств.

3) Безналичные перечисления

Список операций, которые банку разрешают проводить по картам физических лиц, утвержден письмом ЦБ РФ № 14-27/513. Перечень остается открытым, поэтому работодатель обязан следовать предписаниям трудового законодательства. Так, компания или предприниматель вправе возместить в безналичной форме командировочные расходы. Согласно положению Банка России № 266П с этой целью организация может выдать сотрудникам специальные корпоративные карты.

Перечисление же денег персоналу на условиях подотчетности следует оформлять с учетом письма Минфина РФ № 03-11-11/42288. Основанием платежного поручения станет заявление с визой руководителя компании, либо приказ о выдаче безналичных средств. Закрывать суммы придется в стандартном порядке.



Как организовать учёт расчётов с подотчётными лицами азбука бухгалтера 2016

4) Авансовый отчет с опозданием

Указание срока в заявлении о выдаче денег из кассы необходимо для обеспечения надлежащего контроля расходов. На предоставление документов подотчетному лицу дают 3 суток. Отсчет начинают с последней даты периода, на который были выданы средства. Однако даже нарушение не дает работодателю права включить суммы в состав доходов сотрудников. Если должник представил авансовый отчет, то речи об экономической выгоде идти не может. Организация вправе применить дисциплинарное взыскание за пренебрежение правилами, но не взыскивать НДФЛ с сумм.

Аналогичным будет подход к решению вопроса о судьбе не возвращенных в срок денег. Их разрешено удерживать из заработной платы. При этом отечественные суды не видят необходимости рассчитывать налог с подотчетных сумм (постановление ФАС ДО № Ф03-3939/2008). А вот с прощенной лицу задолженности НДФЛ перечислить придется. Такое указание содержится в письме Минфина РФ № 03-03-06/1/610. Моментом получения доходов признают дату, с которой взыскать сумму стало нельзя (например, истечение срока давности). При отсутствии возможности удержания налога в инспекцию потребуется направить соответствующую справку. Одновременно придется начислить на списанную задолженность и страховые взносы.



Таким образом, при организации учета расчетов с подотчетными лицами обязательным остается индивидуальный подход. Функции контроля возлагаются законом на руководителя и главного бухгалтера, а правила должны быть прописаны в локальном документе максимально четко.

Как организовать учёт расчётов с подотчётными лицами азбука бухгалтера 2016

О admin

Оставить комментарий

x

Check Also

Как уволиться на испытательном сроке основные моменты

Даже если начальнику организации кажется, что его новый работник подходит на должность, ему все равно рекомендуется установить испытательный срок. Данный промежуток времени недостаточно просто обговорить, необходимо и грамотно оформить его ...

Оформление договоров дарения доли или комнаты в коммунальной квартире

Словосочетание «коммунальная квартира» у большинства взрослых людей вызывает устойчивую ассоциацию с советской действительностью первой половины 20 века. Однако это явление существует и в современной России. Кроме того, с комнатами в ...

Как оформить и получить звание Ветеран трудаРоссийской Федерации в 2016-2017 году? Порядок присвоения и получения звания по стажу

Звание «Ветеран труда» предполагает, что гражданин, которому оно присвоено, долгие годы настолько хорошо трудился, что его труд был отмечен наградами и почётными знаками. В ответ, а точнее, в благодарность за ...

Какие нужны документы для продажи квартиры?

В современном гражданском обороте, практически никого не обходят стороной отношения, связанные с покупкой продажей недвижимости. Рассмотрим список необходимых документов для оформления такой сделки. Необходимый пакет документов К сбору документов нужно подойти ...

Как разделить ипотечную квартиру и непогашенные кредиты при разводе?

Бракоразводный процесс всегда связан с юридическими проблемами, которые касаются раздела совместно нажитого имущества. Если данное имущество было приобретено еще и в ипотеку, ситуация заметно усложняется. Иногда раздел ипотечных обязательств отнимает ...

Покупка квартиры с обременением: стоит ли покупать и как это сделать

При приобретении квартиры в собственность мало кому хочется после оплаты возвращать купленное. Причиной возврата или ограниченного пользования приобретенным имуществом становятся различного рода обременения, которые и делают невозможным нормально распоряжаться собственностью. ...

До скольки можно шуметь в квартире и что делать, если соседи сверху нарушают ваш покой?

Проживая в многоквартирных домах, практически невозможно избавиться от посторонних шумов. Конструкционные особенности наших зданий таковы, что вне зависимости от собственного желания становишься участником тайной жизни своих соседей. Хорошо если проживающие ...

Сколько и как должен платить алименты безработный?

Алименты представляют собой денежные средства, которые выплачиваются одним из родителей и направляются на содержание ребенка (детей). Данные выплаты осуществляются до достижения ребенком возраста 18 лет. При наличии на иждивении детей ...

Можно ли пенсионеру вернуть подоходный налог 13% с покупки квартиры?

Жильё можно построить, или, к примеру, принять в дар, а также можно купить. Существуют различные варианты приобретения, то есть: единовременный расчёт или ипотечная программа кредитования. И можно обнаружить применимую к ...

Примут ли женщину в роддом без родового сертификата и что делать с документом до родов и после них?

Родовые сертификаты выдают уже несколько лет в рамках национального проекта «Здоровье», направленного на совершенствование системы здравоохранения. По идее, они должны обеспечить будущей маме и малышу повышенное внимание со стороны медиков ...

Отдельные положения «дачной амнистии», действие которых продлено до 2018-2020 года

В 2006 году в нашей стране был принят более простой способ оформления объектов и участков земли. Суть упрощенного оформления или, проще говоря — «дачной амнистии» заключается в том, что она ...

Отказ в прописке и в регистрации собственности на недвижимое имущество

После приема документов для госрегистрации собственности на недвижимость проводится их правовая экспертиза на предмет ее законности, отсутствия противоречий с другими документами о собственности на данный объект, наличия прочих оснований отказа. ...

Почему рекомендуется составлять брачный договор при ипотеке?

Содержание Что кому достанется Чем полезен брачный контракт Образец брачного договора () Перед тем как разводиться, узнайте подробней, почему рекомендуется составлять брачный договор при ипотеке Чтобы избежать проблем в случае ...

Крысы и тараканы в подъезде, запах из подвала, исписанные стены: куда и как обращаться?

Практически каждый житель многоквартирных домов хоть один раз в жизни сталкивался с наличием в квартире тараканов или грызунов. Но это не говорит о неряшливости людей, а, как правило, о недобросовестности ...

Положен ли материнский капитал при усыновлении второго ребенка в России в 2015 году?

Те семьи, решившиеся на такой благородный поступок как усыновление, должны быть проинформированы о той матпомощи и льготах, которые им полагаются в соответствии с российским законодательством. Родителям, усыновившим ребенка, господдержка в ...

Как восстановить ИНН при утере?

Потеряли свое Свидетельство налогоплательщика (ИНН)? Нормативный акт «Порядок ведения единого государственного реестра налогоплательщиков», утвержденный приказом Минфина РФ от 30.09.2010 N 116н, описывает последовательность действий для восстановления утерянного ИНН. Есть несколько ...

Яндекс.Метрика Рейтинг@Mail.ru